BarCampRuhr: Tipps und Ideen für die Organisation (Update)

von Stefan Evertz am 27.03.08 um 9:24 Uhr | 19 Antworten

barcampruhr

Nachfolgend habe ich einige Überlegungen, Gedanken und Erkenntnisse zusammengestellt, die sich aus der Planung und der Durchführung des BarCampRuhr ergeben haben (Achtung, ist etwas länger geworden…). Vielleicht ist das ja für den einen oder anderen Organisator künftiger BarCamps hilfreich ;) Anmerkungen und Ergänzungen könnt Ihr natürlich gerne per Kommentar dazupacken!

Sponsoren-Informationen
Die Sponsoren-Akquise dürfte – neben der Raum- und Terminfindung – wohl die wichtigste Aufgabe der BarCamp-Organisatoren sein. Für künftige Organisatoren könnten daher die folgenden Infos hilfreich sein:

Ausgaben sortieren
Die anstehenden Posten sollten frühzeitig gesammelt und vor allem “gewichtet” werden (also die “wichtigeren” nach oben). In unserem Fall ergab sich im groben die folgende Liste:

  1. Eintritt Uph / “Mindestverzehr” bzw. Softdrink- und Kaffee-Flatrate
  2. Verpflegung (Frühstück / Mittagessen)
  3. Verpflegung (Abendessen)
  4. T-Shirts
  5. WarmUp-Party

Wer vor Ort war, kann erkennen, wie “weit” unsere Sponsoren-Mittel gereicht haben ;)

Separate Teilnehmerlisten – eventuell auch für Neulinge
Wir waren meines Wissens das zweite BarCamp, das (nach Hannover) für die einzelnen Tage separate Teilnehmerlisten eingeführt haben. So war es möglich, halbwegs realistisch die Teilnehmerzahlen (und somit auch die erforderliche Menge der Mahlzeiten und der benötigten Sponsorenmittel) einzuschätzen. Es scheint sich übrigens abzuzeichnen, dass der Sonntag etwa 25% weniger TeilnehmerInnen verzeichnet als der Samstag (galt meines Erachtens auch für Hannover, siehe auch einige Kommentare unter tautoko.info sowie die Teilnehmerlisten unter barcamphannover.mixxt.de).

Ein durchaus spannendes Experiment waren unsere – erstmals eingeführten – separaten “Neulinge-Listen”. Diese entstanden unter dem Eindruck, dass durch die Vernetzung vieler “BarCamper” (Ich sage nur: Twitter!) die Teilnehmerlisten so schnell voll sein könnten, dass die Neulinge keine Chance mehr zur Anmeldung hätten. Die zunächst freigegebenen 200 Plätze für Berlin2 waren z.B. in etwa 2 Stunden voll, auch wenn die Anmeldung genau während des gerade laufenden Münchner BarCamps geöffnet wurde…

Dieser Run blieb in unserem Fall aus, so dass sich diese Maßnahme als eigentlich unnötig erwiesen hat. Der Weg, die verfügbaren Plätze in “Wellen”, d.h. nach und nach freizugeben, sollte eigentlich künftig ausreichen. Interessant war aber schon das Verhältnis von “Neulingen” zu “BarCampern”: Zumindest beim BarCamp Ruhr lag es bei erfreulichen 1:1, d.h. ziemlich genau 50% Neulinge!

Länge Sessions
Hier hatten wir eine “Kernlänge” von 30 Minuten sowie einen Puffer (auch für den Raumwechsel) von 15 Minuten vorgesehen – insgesamt also eine neue Session alle 45 Minuten. Am Sonntag morgen gab es dann vor der Sessionplanung mehrfach die Rückmeldung, dass das etwas zu knapp sei und auch die “wechselnden” Anfangszeiten (“viertel nach”, “halb”, etc.) nicht so gut zu merken seien.

Die dann spontan “vom Plenum” auf 45 Minuten geänderte Sessionlänge (zzgl. 15 Minuten “Puffer”) wurde bei der abschließenden Feedback-Session nahezu einhellig als “besser” bewertet – ebenso wie die einheitlichen Startzeiten (jeweils zur vollen Stunde). Es lebe also der Stundentakt :)

Session-Laufzettel
Die Idee kam mir (meines Wissens) beim BarCamp Berlin im November 2007. Nachdem ich regelmäßig auf dem Weg vom Sessionboard zum eigentlichen Session-Raum den Namen vergessen hatte, fing ich irgendwann an, mir jeweils Uhrzeit, Titel und eben den Raumnamen zu notieren. Da wir für das “leicht unübersichtliche” Unperfekthaus ohnehin eine Karte (in DIN A5) vorgesehen hatten (siehe auch unten “Karte der Location”), bot sich die (vormals leere) Rückseite als Fläche für einen solchen Laufzettel an.

Die ausgesprochen positive Resonanz der Teilnehmer beim BarCampRuhr deuten darauf hin, dass es auch ohne Karte sinnvoll wäre, künftig einen solchen “Notizzettel” bereitzustellen. Neben dem jeweiligen BarCamp-Logo wäre dort dann auch noch Platz für die Sponsoren(-Logos) sowie weitere Infos…

Vorgedruckte Session-Zettel / Karten
Zumindest für mich persönlich spielt häufig nicht nur das Thema der Session bei der Auswahl eine Rolle, sondern auch die Person, die die Session halten möchte. Diese Information wird aber häufig auf den Zetteln auf dem Session-Board vergessen. Die Zahl der Interessenten hingegen kann bei der Sessionplanung selber hilfreich sein, wenn es um die Auswahl geeigneter Räume geht.

Deshalb haben wir (in grau vorgedruckte) DIN A5-Zettel mit den Punkten “Titel”, “Beschreibung”, “Personen” und “Vorname Nachname” vorbereitet. Da unsere Sessionräume (bis auf “Dortmund”) alle ungefähr gleich groß waren, war die Personenzahl nicht ganz so wichtig, aber meines Wissens waren jedenfalls alle Zettel vollständig ausgefüllt ;)

Gedruckte Namensschilder
Das Prinzip “Tesakrepp + Handschrift” funktioniert natürlich auch. Etwas netter (und in jedem Fall besser lesbar) ist die Variante, auf Basis der Anmeldungen die Namensschilder vorher auszudrucken. Um dem bei BarCamps üblichen “Du” Rechnung zu tragen, haben wir den Vornamen jeweils etwas größer angelegt. Blanko-Namensschilder nicht vergessen!

Hotline-Handy
Sicher nicht entscheidend, aber dennoch vielleicht nützlich: Ein Handy, dessen Nummer (z.B. Prepaid-Karte) vorab veröffentlicht wird und dann als “Hotline” für die Teilnehmer dienen kann (bei Fragen zur Anfahrt, etc.). Das Angebot wurde beim BarCampRuhr zumindest einige (wenige) Male genutzt.

Karte der “Location”
Beim Unperfekthaus war eine eigene Karte sicherlich unabdingbar, wie die nachfolgende Karte zeigt. Möglicherweise könnte es aber auch bei anderen BarCamps die Orientierung etwas erleichtern – gerade wenn die Räume nicht direkt nebeneinander liegen, sondern in verschiedenen Flügeln (BarCamp Köln) oder in einem Ring (BarCamp Berlin 2)…
Location-Karte BarCampRuhr

Und zum guten Schluss sei noch die Idee der Kuhglocke erwähnt:
Hiervon träume ich schon länger: Pünktlich zum Ende der jeweiligen Session (also z.B. nach 45 Minuten) rennt jemand mit einer großen Kuhglocke “klingelnd” (bimmelnd?) durch die Gänge, um das Ende der Session einzuläuten. Dann würde es vielleicht noch etwas besser mit dem rechtzeitigen Ende der Session und einem stressfreien Raumwechsel klappen…

Update 10.05.08, 16:23 Uhr
Eine Sache gilt es noch nachzutragen: Wer oben genau auf den Raumplan schaut, entdeckt einige Icons im BarCamp-Style (Kaffetasse, etc.). Vor Ort waren noch wesentlich mehr dieser Icons im Einsatz. Gestaltet und uns freundlicherweise fürs BarCampRuhr zur Verfügung gestellt wurden sie von Markus Angermeier (aka kosmar; kosmar.de), der sie mittlerweile auch veröffentlicht hat:

Medium: www.slideshare.net
Link: www.slideshare.net

Nochmals vielen Dank!

Ansonsten hat Thomas Gigold lesenswerte Überlegungen aus der Abschluss-Session des BarCamp Leipzig zusammengefasst. Einige Ideen finde ich durchaus spannend (siehe auch gigold.de):

  • Namensschilder doppelt bedrucken, da sie sich gerne “umdrehen” ;)
  • Auf Namensschild unterstrichene “Leerzeile” vorsehen, damit die Teilnehmer Blognamen, Twitter-Account o.ä. ergänzen können. Wichtige Ergänzung meinerseits: Nicht nur vorsehen, sondern auch den Leuten sagen. Wir hatten beim BarCampRuhr die Leerzeile auf den Namensschildern (zwei Doofe, ein Gedanke…), wenn es aber keiner weiß, nützt es nichts…
  • Sessionpläne, die Kommentare / Ergänzungen zur Session ermöglichen.

Update 30.09.08, 13:20 Uhr
Einige Ergänzungen auf Basis des BarCamp Stuttgart (vom Wochenende):

  • Ein “Pausengong” innerhalb einer Session macht absolut Sinn, damit Referenten und Teilnehmer nicht die Zeit vergessen. In Stuttgart kam das “Quietschen” (des Spielzeug-Pinguins) jeweils nach 30 Minuten (und 15 Minuten vor dem Session-Ende) und trotz einiger gelegentlichen “schiefer” Blicke hat es in Stuttgart wirklich gut funktioniert…

    Das oben erwähnte Glocken- / Glöckchen-Prinzip konnte übrigens auch schon beim SocialCamp in Berlin sowie wohl auch beim BarCamp Offenburg erfolgreich praktiziert werden.

  • Eine (abschließende) Orga-/Feedback-Session sollte zum Standard werden. Zum einen können so andere OrganisatorInnen von (neuen) Erfahrungen im Zuge des aktuellen BarCamps lernen. Und ein (in aller Regel positives) Feedback an die OrganisatorInnen – gerne auch mit Applaus – ist letztendlich ein guter Abschluss eines BarCamps (und vielleicht auch eine kleine “Belohnung” für das ehrenamtliche Engagement). Insofern sollte eine solche Session dann vielleicht auch als letzte (und einzige) Session eingeplant werden.
  • Das “Tag” zur Verschagwortung und verbesserten Auffindbarkeit im Netz sollte mit Bedacht gewählt werden. Wie einige Nachfragen zeigte, war z.B. das Tag “bc0711″ (basierend auf der Vorwahl von Stuttgart) nicht für alle als das “offizielle” Tag erkennbar…

Update 24.11.08, 12:46 Uhr
Nicole Y. Männl hat drüben unter www.0511web.de[1] die neueren Überlegungen “in der Szene” zum Thema “Sessionlänge” im Rahmen einer Webmontag-Session diskutiert:

Beim BarCamp Berlin im Oktober wurde eine Neuerung eingeführt: 3/4-Stunde Session, 1/2 Stunde Pause. Ich habe festgestellt, dass es mir sehr gut gefallen hat, dass man endlich mal Zeit zwischen den Sessions hatte (sich erfrischen, was essen und so weiter, Ihr wisst schon) und auch gut networken konnte.[...]

Nun hat das BarCamp Hamburg sich wieder etwas neues ausgedacht, 1/2 Stunde Session, 1/2 Stunde Pause. Zuerst fand ich das etwas merkwürdig, doch nach kurzem Überlegen eine geniale Idee.

Und ihrem heutigen Fazit zum 2. Hamburger BarCamp kann ich mich (bis auf die Session-/Pausenlänge) fast uneingeschränkt anschließen (siehe auch www.0511web.de[2]):

Zu der Idee, die Sessions und Pausen im Halbstunden-Rhytmus laufen zu lassen (…), kann ich (mein persönlicher Eindruck) sagen, dass dies nicht funktioniert hat. Teilweise wurden Sessions auch bis zu einer Stunde ausgedehnt. Es war also keine Verbesserung. Ich würde daher das Berliner Modell – nach dieser Erfahrung – bevorzugen.

#note: Kommunizieren, dass die Session wirklich nur auf eine halbe Stunde ausgelegt ist und dann 15 Minuten zur Diskussion unbedingt bleiben sollten. Es ist übrigens auch nicht “schlimm”, wenn man seine Session pünktlich enden lässt oder sogar die Zeit gar nicht voll ausnutzt, sondern vorher aufhört.

Also kam ich in Hamburg entweder zu Folgesessions zu spät oder musste diese ausfallen lassen. Da müssen wir wirklich alle noch dran arbeiten! #disziplin #hoeflichkeit Auch eine Mittagspause von einer Stunde würde Sinn machen, da das Zeitfenster zur Nahrungsaufnahme teilweise eng wurde.

Aktuell würde ich daher folgende Vorschläge für die Zeitplanung künftiger BarCamps formulieren:

  • Sessions auf 45 Minuten begrenzen, danach 15 Minuten “Pause” (zum Kaffeetrinken, Raumwechseln, etc.)
  • Sessionende jeweils nach 30 Minuten “einläuten”
  • Beginn der Sessions jeweils im Stundentakt (ist einfach leichter zu merken…)
  • Eine (sessionfreie) Mittagspause von einer Stunde

Nachtrag 05.04.09, 11:30:
Eine lesenswerte Sammlung von Punkten, die man bei der BarCamp-Planung berücksichtigen sollte, hat Jan Theofel unter “Barcamp Orga Howto” zusammengestellt. Die Liste ist schon recht umfassend – und man merkt, das Jan (als gestandener Koch- und Genussblogger) Wert auf eine gute Verpflegung legt :twisted:

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19 Gedanken zu „BarCampRuhr: Tipps und Ideen für die Organisation (Update)

  1. Jens

    Sehr schöne Übersicht, sehr gut gemacht! :smile:

    Noch ein paar Anmerkungen von mir (dann brauche ich keinen eigenen Artikel zum Thema schreiben, sondern nur hier hin linken), denn auch wenn ich bisher kein BarCamp organisiert hatte und beim BarCamp Ruhr nur mitorganisierte, habe ich doch ein paar Erfahrungen machen können:

    Kommunikation in der Organisation
    Kommunikation ist das A und O. Habe ich selber in ein, zwei Fällen erleben müssen. Insofern bieten sich Mailinglisten an. Es müssen nicht 1500 Mails wie beim BarCamp Hannover sein (siehe Link zu Timo Heuer oben), vor allem nicht, wenn – wie beim BarCamp Ruhr geschehen – man sich öfters auch persönlich im Rahmen der pl0gbar Ruhrgebiet trifft, aber Kommunikation hilft um Leute wie mich von organisatorischen Schnellschüssen abzuhalten. :mrgreen:

    Erklären, Erklären, Erklären
    Diverse Interessenten die sich beim BarCamp Ruhr angemeldet hatten, hatten das Prinzip von Mixxt nicht ganz verstanden – deswegen immer wieder erklären, dass man sich nicht nur allgemein anmelden muss, sondern auch bei den Events – gilt natürlich nur bei vergleichbaren Ereignissen die via Mixxt genau so geplant werden.

    Namensschilder
    Wenn man keine “key card holder” (oder wie diese Plastikdinger heißen) hat, sollte man drauf achten, dass die vom Format her ungefähr in solche passen, denn erfahrene (Un-)Konferenzenbesucher haben sowas meistens noch – und auch bei. Scheckkartengröße ist immer gut.

    Zur von Stefan avisierten Kuhglocke (lustige Idee und theoretisch auch aus einem Nebenaspekt her sehr brauchbar…) – theoretisch würde es reichen, wenn man pro Slot eine Eieruhr hat die man bei Beginn der Session auf die entsprechende Zeit setzt. Die fängt dann halt rechtzeitig an zu plärren.

    PS: Selbst real hatte Vanille nicht. Tststs… (klein bißchen off-topic)

    Antworten
  2. Stefan Evertz Artikelautor

    Danke – vor allem für die Ergänzungen :) Gerade die interne und externe Kommunikation sollte man in der Tat noch mal ausdrücklich auflisten. Und die Namensschilder waren – passend zum Unperfekthaus – in der Tat ein bisschen zu breit für die Durchschnitts-Hüllen…

    Und bei der nächsten pl0gbar lösen wir auch das Vanille-Problem (was jetzt nur noch ein Transport-Problem ist; siehe auch die dm) :twisted:

    Antworten
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